優先順位を付けたTaskChuteの使い方

TaskChuteを使い始めて、2年が経ちました。

最近TaskChuteに関連して本ブログにお越し頂いている方が多いので、今回は少しその後をレポートしたいと思います（以前のエントリはこちら）。

TaskChute Photo by 130shin

TaskChuteは日常の一部になっています。基本的にPCに向かっている仕事なので、Excelで管理する方法が合っていたようです。

もちろん、途中には人なりにいろいろ試しています。RTM、ToodledoといったWebサービスも試してみました。ただ、ネット環境が弱い場所にいる場合もあり、やはりローカルで作業できるExcelが一番という結論に落ち着いています。

TaskChuteのちょっと工夫している使い方は以下の3点です。

1.優先順位による並び替え
2.集計表の作成
3.30分区切りの管理

1.優先順位による並び替え（Taskの色分け）

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優先順位による並び替えはToodledoから拝借した考え方です。以前のエントリにも書いたように、TaskChuteの「終わりの時間を意識して、優先順位をつけて仕事を片付けていく」考え方に賛同して使っているので、優先順位による並び替え機能は必須だと思っています。

ちょっとしたことですが、タスク設定の際に優先順位も「高⇒中⇒低」とセットするようにしています。優先順位によってタスクが「赤⇒黄色⇒緑」と色が変わるようになっています。気が乗らないことも多いですが、並び替えボタンを作り優先順位が高い順番にタスクが並ぶようにしてあります。

これによって、「迷ったら優先順位の高いTaskから」という点が徹底できています。

2.集計表の作成

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TaskChuteを使って良いことは、行動が記録として残ることです。そして、Excelならばデータを表として視覚化することができます。これによって、今ままで手帳では断念していた「週次レビュー」などもできるようになりました。ルーチンとして毎週金曜の最後にやるようにしています。

この「見える化」のためにTaskChuteで日々の業務をData化していると言っても過言では無いくらい僕の中では大切な機能です。

「自分が何をやっているのか」を客観的に見直してみると、意外なぐらい些細なことに時間を使っていることに気づきます。管理は見えるものしかできません。一度やってみて頂ければ分かるのですが、自分の行動が明らかになるのが結構面白いので，続けたくなるはずです。

3.30分区切りの管理

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TaskChuteには直接関係しないのですが、職場にクッキングタイマーを持って行っています。音が鳴るとうるさいので、音の出る部分をカットして使っています。

30分というのは、僕の普通の時に集中できるMaxの時間です。何か急ぎの仕事が入ってきたりすると、もっと集中できるようになるのですが、ルーチンワークはだいたいこのぐらいで集中力が切れてしまいます。

これも、集中が切れたときに、TaskChuteに「区切り」と入力していたために気づいた時間です。最近はポモドーロテクニック=25分というのが有名ですが、人によって集中できる時間は異なるもの。ぜひ自分の「集中タイム」がどれぐらい続くのか調べてみて下さい。

まとめ - 自分の行動を見える化してみよう！

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もちろん忙しくなると優先順位をつけるより先にTaskに取りかかる場合もあります。その時も、あとあと何をやったのかが分かるようにTaskChuteには記録するようにしています。

自分が何をやっているのかを自分で分かるようにすること。それが時間管理の第一歩です。

ぜひ、TaskChute使ってみて下さい（ダウンロードはこちら）。

ちなみに、チーム管理に使ったこともあるのですが、思ったより普及しませんでした。皆が使う方法は、極めてシンプルで分かりやすいものでなければいけないようです（その時の経験はこちら）。

ではではー

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