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「3」以上のやるべきことは、Task管理をした方がいい

先月、プライベートで「やるべきこと」が重なり、完全にパンク状態になってしまいました。仕事ではよくあることなので、応用で改善策を考えてみます。

Task ListsTask Lists / J Dueck

 

パンクの原因は3つです。

  1. やるべきこと(=Task)が見えていない
  2. Taskにどのように対応するかが見えていない
  3. Taskにどのぐらい掛かるかが見えていない

プライベートと言いつつも大学のレポートが主なので、ちゃんと管理する必要がありそうです。。

 

1. Taskが見えていない


これが問題となるのは、「何をやらなければならないのかが分かっていない」からです。そのため解決策は「何をするべきなのかを可視化する」ことになります。

僕の場合、Taskが3つ以上になるともうダメです。何をするべきなのかさっぱりわからなくなってしまいます。だから、仕事ではTaskを全て書き出すようにしていました。一方、プライベートのTask管理はどうかなぁと思い控えていたのですが、これはやらないと間に合わない感じです。

教訓
Taskが3つ以上となったら、リストを作るべし。

 

2. Taskにどのように対応するかが見えていない


これが問題となるのは、「Taskにどのようなプロセスがあるのかが分かっていない」からです。そのため解決策は「プロセスを可視化する」ことになります。

僕は、ひとつのTaskの中で3つ以上やらなければならないことがあったらもうダメです。あれをやって、これをやって、そっちも調べて、最後にまとめる。そんな複雑なことを頭の中だけでやりきることなんて、とてもとても。

教訓
ひとつのTaskにかかるプロセスが3つ以上となったら、リストを作るべし。

 

3. Taskにどのぐらい掛かるかが見えていない


これが問題となるのは、2と同じで「Taskにどのようなプロセスがあり、どのぐらい掛かるかが分かっていない」からです。そのため解決策は2と同じで、「どのようにやるのかを可視化して、どれぐらい掛かるか考える」ことになります。

とても時間の掛かりそうなTaskは、なんとなく今日中に仕上げようなんて考えていると、ほぼその日のうちには終わりません。3時間以上掛かるであろうTaskへの対応はやる気の問題ではなく、テクニカルな問題です。

教訓
ひとつのプロセスに斯かる時間が3時間以上と予想されたら、リストを作るべし。

 

仕事のケースですが、2と3の例をひとつ。

ひとつのTaskがとても大きい場合、例えば「Aという商品に関する将来性を考える」という場合を考えます。どうやら確実に3時間を超える時間が必要となりそうです。その場合には、次のようにTaskを細分化して時間を見積もることが必要となってきます。

a. Aの顧客層の好みの調査(1時間)
b. Aの競合の特徴と強み(1.5時間)
c. Aの特徴と将来性に関するまとめ(3時間)

このa-cまでのプロセスがひとつで3時間を超えそうな場合には、再度プロセスを細分化することが必要になります。今回のケースでは、cが3時間掛かりそうであるため、さらに細分化が必要です。

c-1. Aの特徴調査(1時間)
c-2. 将来性まとめ下書き(1.5時間)
c-3. 下書きの読み直し(0.5時間)

このように、ひとつのプロセスを3時間以内に抑えることによって、初めて全体で掛かりそうな時間の正確な把握や実際に掛かった時間との比較を行うことができるようになります。

 

まとめ


しんのすけ流のTask管理の原則は以下の3となりました。

  1. 3つ以上のTaskを抱えたらリストを作るべし
  2. ひとつのTaskが3プロセス以上掛かりそうだったらリストを作るべし
  3. ひとつのプロセスが3時間以上掛かりそうだったらリストを作るべし

仕事もプライベートにも地道なオペレーションの改善が必要ですね。

少しでも効率的に動いた方が、非効率的に過ごす時間も増やせます。効率を考えない時間を創るために、普段は効率的でいたいと思うわけです。

次回はプライベートのタスク管理をどのように行うかについて、書いてみようと思います。

ではではー

 

 

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