Facebookでサクッと大事な連絡に対応する方法

Facebookをメール代わりに使っている人、増えてきてますね。大切な連絡にはすぐ返信したいもの。ですが、忙しい現代人。一日中Facebookに張り付いているわけにもいきません。

そこで今回はGoogle Chromeを使って、他の作業をしながらもFacebookの大切なお知らせに対応する方法をご紹介。

facebook like button / Sean MacEntee

Google Chromeを始めてみよう！

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もう使っている方も多いと思いますが、Google Chromeはインターネットエクスプローラーのようなインターネットをするためのアプリです。Google Chromeの良いところは、好きな機能をさまざまなアプリで追加できると言う点。もちろんFacebookのアプリもたくさん出回っています。

まずは、Google Chromeをダウンロードしましょう。Google Chromeをインストールできないようなパソコンの場合（公共PCなど）、Google Chrome Portableというファイルを使えばインストールなしにGoogle Chromeを使うことができます。

2012年5月、世界でGoogle Chromeを使っている人は33%に達し、IE（32%）を超えたそうです。これを機にぜひ。

Chrome Extensionをインストールしてみよう！

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Chrome Extensionというのは、Google Chromeにさまざまな機能を追加するアプリです。今回はその中から3つご紹介。

1. Facebook Messenger

スマートフォンでもあるMessengerとほとんど同じ機能を持ったアプリです。このアプリでメールの確認・返信のみではなく、Newsfeedの確認もできます。このアプリでFacebookページを開くことなくアクションを行えるのがポイントです。

ちなみに、10回に1回、寄附を下さい！という画面が出てしまうのですが、その時はもう一度クリックすれば表示されます。

2012-08-08_17h26_32 Photo by 130shin

2. Facebook Notifications

このアプリはFacebookからお知らせがあるときに、ポップアップで知らせてくれるアプリです。Facebook Messengerではお知らせ機能がないので、このアプリも入れておくとすぐに大切なメールなどに気づくことができるようになります。

2012-08-08_17h26_58 Photo by 130shin

3. Facebook for Chrome

ポップアップは困るという方もいるかと思います。そんな方にはこちらがオススメ。お知らせの数を数字で知らせてくれます。

また、クリックしたときにNewsfeedが出てくるので、サクっとNewsfeedを見たいというときにも便利です。

2012-08-08_17h27_24 Photo by 130shin

どんなお知らせが来るのか？

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上で紹介したFacebook NotificationsやFacebook for Chromeで知らせてもらえるお知らせの内容は大きく以下の３つです。

　1. 友達からのメール（*Facebook Notificationsのみ）
　2. 自分の投稿へのいいね！やコメント
　3. グループに入っている時は、グループでのいいね！や投稿

また、「親しい友達」に登録した友達の投稿もお知らせされるようになるので、投稿を逃したくない！という友達がいる場合には登録するとお知らせが来るようになります。

まとめ - Facebookをサクっと利用しよう！

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Facebookは友達の近況が分かってとっても楽しいもの。でも、ずっとFacebookの画面を見ている分けにもいきません。アクションが必要なものだけ通知をもらってすぐに対応、時間のあるときにゆっくりNewsfeedを眺めるなどメリハリをつけて使いたいですね。

今回ご紹介したアプリはそんなメリハリFacebookライフを助けてくれるものばかり。上手に利用して、Facebookライフを楽しんで下さい！

ではではー

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プロジェクト管理はアートではなくテクニック（１）

求めていると情報はふらっと立ち寄ってくれるものだなぁと。

今の職場で一番頭を悩ませているのは、実は専門知識ではなくてプロジェクト管理だったりします。理由は自分の努力だけでは解決する問題ではないから。変数が多すぎて管理できません。

だから、いつからか、プロジェクト管理はアートに近いのではないかとも思い始めてしまいました。でも、やっぱり違う。プロジェクト管理はテクニックです。

なぜ企業で働くのか

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企業で働くことの醍醐味はやっぱり人との協業だと思うのです。ひとりではできないような大きなことが、みんなではできる。だからこそ人は組織を創って問題に日々ぶつかっているのだと思います。

逆に言えば、ひとりでできることをみんなでやってはいけないということ。最近はITの発達で、本当にいろいろなことがひとりでもできるようになりました。だから、経済学的に言えば、ひとりでできることには新規参入が多すぎて企業でやるにはとてもではないけど利益率が足りません。

そのため、今後はもっと大きな問題に企業はフォーカスして事業展開すると思っています。すると自然に大規模プロジェクトも多くなるはず。そこで初めてプロジェクト管理について考え始めるのでは遅すぎる。

ウォーターフォール派 or アジャイル派？

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ソフトウェアの開発の現場では常識なのかもしれないけれども、プロジェクトの進め方には大きく分けて二つの考え方があるとされているそう。ウォーターフォール型というのは、行程を一つ一つ計画して実行する型のよう（wiki）。大きく計画を作って、行動・行程に一つ一つ落とし込み順序よくプロジェクトを進めていく型のイメージ。

一方で、アジャイル型というのは、計画よりもフィードバックを重視する開発の手法。細かいサイクルで開発⇔フィードバックのサイクルを回すことで、成果物を積み重ねてプロジェクトを完成させることを目指します。ウォーターフォールがパズルだったら、アジャイルは積み木でしょうか。

最近のプロジェクトはどちらかというとアジャイル型に属して開発されることが多いとのこと。

どちらが優れているかの問題ではない

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ですが、冒頭のSQUARE-ENIXのCTOプレゼンであったように、どちらの型でプロジェクトを進めるというものではなく、プロジェクトの効率的な運営のためには両方の考え方が必要となるのです。

当初に方向を決めずに出発した船は、どんなに細かく進路修正したとしてもなかなかゴールにたどり着きません。そもそも出発した方向が間違っていることもあるのですから。だから、一番最初に立ち止まって進む方向を決めることはとてもとても大切なのです。

東京の地下鉄の駅は出口を間違えると一駅分歩くことになるなんてことはよくある話です。それと同じ。

分かる範囲で計画をドキュメント化しよう

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ひとつ大切なことは、事前のプランニングもおろそかにしてはいけないということです。そして、そのプランニングをスタッフにも伝えましょうと。そのために、プランニングは出来るだけ分かりやすくドキュメント化しましょう、ということ。当たり前のようでいて、ちゃんとやろうとするとひたすら大変なことです。

最終的にこの絵のようにちゃんと落とし込めていれば、どれだけプロジェクトが効率的に回ることか。

建築業界には「段取り八分」という言葉があるそうです。アジャイルに走る前に、まず段取りから始めてみませんか。

ではではー

<参考資料>

ゲーム開発プロジェクトマネジメント講座(SQUARE ENIX OPEN CONFERENCE) 

http://www.square-enix.com/jp/info/library/dldata/PM/PM.pdf

関連エントリー

• プロジェクトとタスク管理に関するまとめエントリー
• ToodledoとiPhone/Androidを連動させてTask確認を！
• 「3」以上のやるべきことは、Task管理をした方がいい
• 優先順位を付けたTaskChuteの使い方
• シンプルを代替するチーム管理手法は存在しない

Reeder for Macで毎日30分を創り出そう

MacのReederを買って毎日のFeed Readingが本当に倍速になったのでオススメしたく。

Reeder Photo by 130shin

僕がiPhoneを買った理由の9割は、Google Readerを持ち運びたいというものでした。ブログエントリーの大海にどっぷり浸かってしまい、押し寄せる情報の高波に溺れかける毎日。ついに、更新されるブログのエントリー数が1000/dayを超えた時に、PCの前で読むことをギブアップしました。

そこで、僕は浮き輪を使ったのです。iPhoneのBylineでエントリーを持ち出し、ちょこちょこと読むようになりました。電車の中で、歩きながら。それでも当然、読み終わりません。

そんな生活を2年続け、ようやくエントリーの大海にも慣れてきました。

一方、習慣化とは恐ろしいもの。気がつくと、家の中でもiPhoneでエントリーを読んでいる自分がいたのです。

…あれ？

それでもさして不満はなかったのですが、今度は速さへの欲求が出てきました。遅いのです。表示が。もっと、もっと、早くはやく。

これはiPhoneの機能的な限界かなぁと思い、Reeder for Macの導入を決意。

Reeder

価格：850円
ジャンル：ニュース

これが大当たり。iPhoneで読む倍の速度でFeedを読み進める自分がいたのです。この喜びをシェアしたく、エントリーした次第です。

Reederを買うべき人とは？

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Reederを買うべき方は次の3つのうちのどれかに該当する方です。

1. Google ReaderをPCで見ている
2. Google Readerの未読件数が1000件を超える
3. Twitterでオススメエントリーをシェアしたい

どれに該当しても、効率を著しく上げてくれること間違いなしです。

1. Google ReaderをPCで見ている方

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まず、1.のPCメインのGoogle Readerユーザーには全力でオススメできます。より快適なFeed Readingを体験できるはず。

とにかくReederの読み込みが早いことが理由です。画像も含めて快速で表示してくれます。その他、全文取得していないエントリーも"g"をワンプッシュするだけで全文取得してくれるようになるなど、ChromeやFirefoxの追加機能なしにReeder単体で快適環境が整う点もポイントです。

Reeder Photo by 130shin

ちなみに、Reeder for MacのショートカットキーはGoogle Readerと同じなので、乗り換えも簡単。

Reeder: Shortcuts Photo by 130shin

2. Google Readerの未読件数が1000件を超える

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Google Readerの未読件数が1000件を超えたら、ぜひ導入をオススメします。未読数が1000件を超えるのは立派なヘビーユーザーの証です。そんなあなたにこそ専用機というソリューションを。

確かにiPhoneアプリでも良いでしょう。ただ、それは読む時間をシフトさせているだけです。

Reederは「j」（次のエントリー）、「k」（前のエントリー）、「a」（全て既読）、「n」（次のフォルダ）そして「p」（前のフォルダ）というたった5つのボタンでリニアなFeed Readingを実現させてくれます。

そう、人生は限られています。読む時間をシフトしても、結局どこかで時間は使われているのです。

Reeder for Macで倍速でFeed Readingできるのならば、今まで1時間掛かっていたFeed Readingが30分で終わってしまいます。30分あれば、一本ブログエントリーを書くことだってできてしまうのです。

効率にこだわる方は投資としてReederの導入を考えるべきです。

3. Twitterでオススメエントリーをシェアしたい方

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Reeder for MacのTwitterとの連携は本当に使いやすいです。連携サービスの中のTwitterを選択して、ショートカットキーをセットすれば高速Tweet環境が待っています。

僕の場合はTwitterの「t」に設定しています。

Reeder: 連携サービス Photo by 130shin

シェアしたいエントリーがあったら、「t」を押すだけで、Twitter投稿Boxが。

Reeder: Twitter Photo by 130shin

Titleの挿入機能、Linkの自動短縮挿入機能もあり、Twitterへの投稿がより簡単になります。

正直、Reeder for Macを使うまではエントリーのシェアがおっくうになっていました。それがReeder for Macを使ってから、気軽にTweetできるようになりました。

Twitterを自分のアンテナに引っかかったものをメモする場として使っているので、気軽にTweetできる環境は本当に助かります。

まとめ - 効率向上のための投資と考えよう！

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Feed Readingは楽しくて、ついつい時間を使ってしまいがちなもの。ですが、好きなことにだって効率の考え方があったって良いじゃないですか。もっといろいろと好きなことができるようになるのですから。

1日で30分を創り出すために使う金額を思い浮かべて下さい。タクシー、電車、カフェ…どれもワンタイムの支出=費用ばかりです。Reederは850円ですが、効果が将来に渡って続くので、「投資」です。

作業に快適な環境を創ること。そのコストベネフィットを考えさせてくれる体験だと思います。Reeder for Mac、本当にオススメです。ぜひ。

ではではー

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• 社会人になってようやく「読める」-吾輩は猫である
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プロジェクトとタスク管理に関するまとめエントリー

今回のプロジェクトではやや管理失敗。反省を込めて、プロジェクト管理関係のエントリーを振り返ってみます。

Eastern Philosophy Timeline / rob helpychalk

自分ひとりのタスク管理 - 心地よい方法で

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自分のタスク管理で一番難しいのはアテンションコントロールです。ひとりではどうしても注意力散漫になってしまいます。 これが起こる理由は、次に何をすればよいのかわからないからです。防ぐためにはリストをつくることが大切です。

また、シゴタノのTaskChuteがスゴい理由で書いたように、リストをつくる理由はアテンションコントロールに留まりません。書き出すことによって今日何をできるようになるのかが分かるようになり、優先順位を付けるという考え方が生まれます。具体的な使い方は優先順位を付けたTaskChuteの使い方でまとめました。

自分ひとりのタスク管理のポイントはどんなに複雑でも自分が使いやすいものであればよいということです。どのようなツールを使っても、どのように管理しても、続けることができるのならば、それが自分の方法であるということです。

心地よさを考える - リストのコストとベネフィットの比較

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では、タスク管理を行った方が良いとして、どのような場合にタスク管理が必要になるのでしょうか。とても有名なGTDという方法を提唱されているデビット・アレンさんは、2分以内でできることはリストをつくるよりもその場でやってしまった方が良いとしています。ただ、それ以外の場合にはリストをつくって、やるべきことを全て頭から追い出す方法を提案されています。

僕の場合は「3」以上のやるべきことは、Task管理した方がいいのように、ある程度タスクがたまってしまった状況に追い込まれたらリストをつくるようにしています。これは、リストをつくる手間・リストを確認する手間と、やるべきことがスムーズに流れるというメリットを比べてのことです。

リストをつくると何回も確認することも必要となります。そのため、確認しやすい方法であるということもポイントです。

使いやすさという点では、Toodledoとスマートフォンの連携が一番好きな組み合わせです。PCでもスマートフォンでもリストをつくり、手軽に確認できるというのは今の時代ならではの方法です。Toodledoとスマートフォンの連携についてはToodledoとiPhone/Androidを連動させてTask確認を！にまとめました。

ちなみに、仕事では毎日１日の始めにつくってから仕事に取りかかります。その日にやらないといけないこと、やるべきことを把握しないで仕事を始めることは、地図なしに山登りするのと同じぐらい危険です。遭難して帰れなくなってしまいます。

1000000119 Photo by 130shin

ずっと難しいチームの管理 - 複雑な方法は絶対ダメ 

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一方で、チームの管理となると話が一変します。自分ひとりのときには、いかに自分に心地よいかだけを考えていれば良かったのですが、チームのタスク管理には極めて明確なシンプルさが必要となります。みんなに使われるものというのは、シンプルでなければ広がらないのです。

そのため、毎日日報を出させるマイクロマネジメントや、TaskChute・Toodledoといったみんなが普段使っていないツールを使った管理は避ける必要があります。チームの中には合わない人がいる可能性があるからです。ToodledoよりずっとシンプルなRemember The Milkでもツールというだけで拒絶反応を示す人もいます。

この解決策は、今のところカレンダーしか思いついていません。Outlookのカレンダー機能、Googleカレンダー、さらには、卓上カレンダー。これらの日付=Due dateが見えるもので、いつまでに、誰が、何を、ということを決めることで管理します。

チームの管理 - 進捗度は絶対現実と合っていない

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チーム管理が難しいのは、「進捗度」が人によって違うため、「どれぐらい進んだ」「進捗度70%です」「そうか」というやり取りにはほぼ意味がない点です。本当に進んでいるのか進んでいないのかはタスクによってしか管理できません。どのタスクが終わって、どのタスクが終わっていないのか。プロジェクトの進捗はそれでのみ管理可能です。

また、タスクも「作業」や「行動」レベルの具体的なものになっていないと、やはり勘違いが起きます。究極的には、タスクとは「商品の仕入時期を確認する」ではなく、「担当の山田さんに電話する」である必要があります。ですが、タスクの設定も時間とのトレードオフです。そのため、スタッフを信頼することが必要となります。

ここで言う信頼とは行動に予測がつくかどうかです。プロジェクト管理においてどのスタッフをどこまで信頼するかというのは、気持ちの問題ではなく、行動の問題です。この信頼性をどのように決めるのかが、プロジェクトマネージャーの腕の見せ所です。信頼性が高い人の管理は粗く、信頼性が低い人の管理は細かく行う必要があります。

この管理を人に合うように適度にしてあげないと、作業の遅れが生まれ、結果としてその人もチームも遅れを取り戻すためにオーバーワークが必要になってしまいます。プッシュは優しさでもあるのです。

まとめ - チームのタスク管理は自分のタスク管理から 

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チームのタスク管理はシンプルさが求められる点と、信頼性という要素が入る点で個人のタスク管理の数倍難しいです。ですが、チームで働くことは大きなことを達成することの可能性を高めてくれます。そこに、チームで働くことの意義と面白さがあると感じます。

チームのタスク管理のためには、まずは自分のタスク管理に慣れる必要があります。チームの中にタスク管理について同じ考えを持ってくれている人がいれば、管理はよりやりやすくなります。そのために、もっとタスクとリストという考え方を普及させたいという思いもあります。

将来のあなたのビックプロジェクトのために。ぜひぜひタスク管理はじめてみませんか。

ではではー

関連書籍

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関連エントリー

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• ToodledoとiPhone/Androidを連動させてTask確認を！
• 「3」以上のやるべきことは、Task管理をした方がいい
• 優先順位を付けたTaskChuteの使い方
• シゴタノのTaskChuteがスゴい理由
• 誰もが職人になる必要なんてない
• 改善と戦略の違い

ToodledoとiPhone/Androidを連動させてTask確認を！

前回のエントリでさまざまな「３」を超えたらリストを作ることが必要と考えました。今回は具体的にリストを作ってみます。

使うサービスはこちらの３つ。

なぜPCだけではダメなのかというと、Taskは「簡単、気軽に、たびたびと」見直すことが必要となるからです。

ふとTaskを確認しようと思った時にPCを立ち上げていれば良いのですが、そうではないときも多いはずです。そんなときに、スマートフォンをちょっと立ち上げて確認する。そんな使い方ができなければ絶対にTask管理は長続きしません。

そのため、３つの理由よりToodledoをオススメします。

1. スマートフォンと連動させることができる
2. 複雑にTask管理をしようと思えば管理できる
3. タイマーがついており、実際に掛かっている時間を測ることができる

では、具体的にどのように使うのかを見ていきましょう。

1. Toodledo

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まず、ToodledoにTaskを入力していきます。Taskの入力の仕方はとっつきにくいが頼りになる「Toodledo」がとても分かりやすいです。

Toodledo : Your To-Do List Photo by 130shin

これは、今の僕の頭の中にある「やるべきこと」です。６つもあるため、書き出さないと絶対に忘れてしまいます。幸い３プロセスを超えるものや、３時間以上かかりそうなものはなさそうです。

ちなみに、上の画面のように表示されるようにするために、Toodledoをタスクシュート風に使うを参考にしました。

2. Todo lite（iPhone）

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 iPhoneの場合です。iPhoneはToodledoと同期できるいろいろなアプリがあるのですが、簡単に始められて操作も簡単ということで、Todo liteをオススメします。無料なので、お試しに向いており、見た目もかわいいです。やってみてやっぱり性に合わなかったということは往々にしてあるので、まず小さく始めてみることが大切だと思います。

最初にToodledoとの同期の設定から。

右下の設定ボタンを押します。

1000000118 Photo by 130shin

Synchronizationを選択

1000000114 Photo by 130shin

サービスで「Toodledo」を選び、アカウント名（メールアドレス）とパスワードを打ち込めば準備完了です！

同期すると下の画面のようにToodledoと同じTaskが表示されます。

1000000108 Photo by 130shin

3. DGT GTD & ToDo（Android）

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 AndroidではToodledoと同期できるアプリがあまり見つかりませんでした。見た目と無料であることからDGT GTD & ToDoが一番オススメです。（ただし、注意書きのところにToodledoの設定が壊れる可能性があるので、バックアップをちゃんととってくれとも書いてありました。僕は今のところ全く問題なく使えています。）

こちらも同期の設定から。

右下の設定ボタンを押します。

1000000115 Photo by 130shin

「Sync. service」で「Toodledo」を選択し、アカウント名（メールアドレス）とパスワードを入力します。準備ができたらSynchronize now !を押せば同期します！

1000000116 Photo by 130shin

Toodledoと同期した画面です。見た目もキレイですね。

1000000109 Photo by 130shin

まとめ - 簡単、気軽に、たびたびと

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 Taskの確認に時間がかかるとTask管理は上手くいきません。どうやって確認にかかる手間ひまを減らすかがポイントです。その解決策としてスマートフォンは最高のソリューションです。

「３」以上のTaskは意識的に管理することが必要です。ぜひ一度トライしてみて下さい。

ではではー

Toodledo

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http://www.toodledo.com/

関連エントリー

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• 「3」以上のやるべきことは、Task管理をした方がいい
• 優先順位を付けたTaskChuteの使い方
• シンプルを代替するチーム管理手法は存在しない
• 大切な約束を思い出すために読むべき本
• プロジェクトとタスク管理に関するまとめエントリー

「3」以上のやるべきことは、Task管理をした方がいい

先月、プライベートで「やるべきこと」が重なり、完全にパンク状態になってしまいました。仕事ではよくあることなので、応用で改善策を考えてみます。

Task Lists / J Dueck

パンクの原因は3つです。

1. やるべきこと（=Task）が見えていない
2. Taskにどのように対応するかが見えていない
3. Taskにどのぐらい掛かるかが見えていない

プライベートと言いつつも大学のレポートが主なので、ちゃんと管理する必要がありそうです。。

1. Taskが見えていない

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これが問題となるのは、「何をやらなければならないのかが分かっていない」からです。そのため解決策は「何をするべきなのかを可視化する」ことになります。

僕の場合、Taskが3つ以上になるともうダメです。何をするべきなのかさっぱりわからなくなってしまいます。だから、仕事ではTaskを全て書き出すようにしていました。一方、プライベートのTask管理はどうかなぁと思い控えていたのですが、これはやらないと間に合わない感じです。

教訓
Taskが3つ以上となったら、リストを作るべし。

2. Taskにどのように対応するかが見えていない

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これが問題となるのは、「Taskにどのようなプロセスがあるのかが分かっていない」からです。そのため解決策は「プロセスを可視化する」ことになります。

僕は、ひとつのTaskの中で3つ以上やらなければならないことがあったらもうダメです。あれをやって、これをやって、そっちも調べて、最後にまとめる。そんな複雑なことを頭の中だけでやりきることなんて、とてもとても。

教訓
ひとつのTaskにかかるプロセスが3つ以上となったら、リストを作るべし。

3. Taskにどのぐらい掛かるかが見えていない

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これが問題となるのは、2と同じで「Taskにどのようなプロセスがあり、どのぐらい掛かるかが分かっていない」からです。そのため解決策は2と同じで、「どのようにやるのかを可視化して、どれぐらい掛かるか考える」ことになります。

とても時間の掛かりそうなTaskは、なんとなく今日中に仕上げようなんて考えていると、ほぼその日のうちには終わりません。3時間以上掛かるであろうTaskへの対応はやる気の問題ではなく、テクニカルな問題です。

教訓
ひとつのプロセスに斯かる時間が3時間以上と予想されたら、リストを作るべし。

仕事のケースですが、2と3の例をひとつ。

ひとつのTaskがとても大きい場合、例えば「Aという商品に関する将来性を考える」という場合を考えます。どうやら確実に3時間を超える時間が必要となりそうです。その場合には、次のようにTaskを細分化して時間を見積もることが必要となってきます。

a. Aの顧客層の好みの調査（1時間）
b. Aの競合の特徴と強み（1.5時間）
c. Aの特徴と将来性に関するまとめ（3時間）

このa-cまでのプロセスがひとつで3時間を超えそうな場合には、再度プロセスを細分化することが必要になります。今回のケースでは、cが3時間掛かりそうであるため、さらに細分化が必要です。

c-1. Aの特徴調査（1時間）
c-2. 将来性まとめ下書き（1.5時間）
c-3. 下書きの読み直し（0.5時間）

このように、ひとつのプロセスを3時間以内に抑えることによって、初めて全体で掛かりそうな時間の正確な把握や実際に掛かった時間との比較を行うことができるようになります。

まとめ

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しんのすけ流のTask管理の原則は以下の3となりました。

1. 3つ以上のTaskを抱えたらリストを作るべし
2. ひとつのTaskが3プロセス以上掛かりそうだったらリストを作るべし
3. ひとつのプロセスが3時間以上掛かりそうだったらリストを作るべし

仕事もプライベートにも地道なオペレーションの改善が必要ですね。

少しでも効率的に動いた方が、非効率的に過ごす時間も増やせます。効率を考えない時間を創るために、普段は効率的でいたいと思うわけです。

次回はプライベートのタスク管理をどのように行うかについて、書いてみようと思います。

ではではー

関連記事

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• 優先順位を付けたTaskChuteの使い方
• シンプルを代替するチーム管理手法は存在しない
• 大切な約束を思い出すために読むべき本

優先順位を付けたTaskChuteの使い方

TaskChuteを使い始めて、2年が経ちました。

最近TaskChuteに関連して本ブログにお越し頂いている方が多いので、今回は少しその後をレポートしたいと思います（以前のエントリはこちら）。

TaskChute Photo by 130shin

TaskChuteは日常の一部になっています。基本的にPCに向かっている仕事なので、Excelで管理する方法が合っていたようです。

もちろん、途中には人なりにいろいろ試しています。RTM、ToodledoといったWebサービスも試してみました。ただ、ネット環境が弱い場所にいる場合もあり、やはりローカルで作業できるExcelが一番という結論に落ち着いています。

TaskChuteのちょっと工夫している使い方は以下の3点です。

1.優先順位による並び替え
2.集計表の作成
3.30分区切りの管理

1.優先順位による並び替え（Taskの色分け）

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優先順位による並び替えはToodledoから拝借した考え方です。以前のエントリにも書いたように、TaskChuteの「終わりの時間を意識して、優先順位をつけて仕事を片付けていく」考え方に賛同して使っているので、優先順位による並び替え機能は必須だと思っています。

ちょっとしたことですが、タスク設定の際に優先順位も「高⇒中⇒低」とセットするようにしています。優先順位によってタスクが「赤⇒黄色⇒緑」と色が変わるようになっています。気が乗らないことも多いですが、並び替えボタンを作り優先順位が高い順番にタスクが並ぶようにしてあります。

これによって、「迷ったら優先順位の高いTaskから」という点が徹底できています。

2.集計表の作成

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TaskChuteを使って良いことは、行動が記録として残ることです。そして、Excelならばデータを表として視覚化することができます。これによって、今ままで手帳では断念していた「週次レビュー」などもできるようになりました。ルーチンとして毎週金曜の最後にやるようにしています。

この「見える化」のためにTaskChuteで日々の業務をData化していると言っても過言では無いくらい僕の中では大切な機能です。

「自分が何をやっているのか」を客観的に見直してみると、意外なぐらい些細なことに時間を使っていることに気づきます。管理は見えるものしかできません。一度やってみて頂ければ分かるのですが、自分の行動が明らかになるのが結構面白いので，続けたくなるはずです。

3.30分区切りの管理

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TaskChuteには直接関係しないのですが、職場にクッキングタイマーを持って行っています。音が鳴るとうるさいので、音の出る部分をカットして使っています。

30分というのは、僕の普通の時に集中できるMaxの時間です。何か急ぎの仕事が入ってきたりすると、もっと集中できるようになるのですが、ルーチンワークはだいたいこのぐらいで集中力が切れてしまいます。

これも、集中が切れたときに、TaskChuteに「区切り」と入力していたために気づいた時間です。最近はポモドーロテクニック=25分というのが有名ですが、人によって集中できる時間は異なるもの。ぜひ自分の「集中タイム」がどれぐらい続くのか調べてみて下さい。

まとめ - 自分の行動を見える化してみよう！

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もちろん忙しくなると優先順位をつけるより先にTaskに取りかかる場合もあります。その時も、あとあと何をやったのかが分かるようにTaskChuteには記録するようにしています。

自分が何をやっているのかを自分で分かるようにすること。それが時間管理の第一歩です。

ぜひ、TaskChute使ってみて下さい（ダウンロードはこちら）。

ちなみに、チーム管理に使ったこともあるのですが、思ったより普及しませんでした。皆が使う方法は、極めてシンプルで分かりやすいものでなければいけないようです（その時の経験はこちら）。

ではではー

関連エントリー

• シンプルを代替するチーム管理手法は存在しない
• シゴタノのTaskChuteがスゴい理由
• プロジェクトとタスク管理に関するまとめエントリー
  

iphone/ipod touchでのブログ更新

まさか、こんなに大変だとは思っていませんでした。
すみません。子育てなめてました。

ママはテンパリスト 1 (愛蔵版コミックス)ばりのコメントですが、本当にそうだと実感。
もはや、不条理の域にまで達した赤ちゃんの要求は涙して受け入れるのみです。

まぁ、かわいいですからね。やっぱり。

そのため、休日はほとんどPCの前に座ることすらできなくなりました。
当然ブログを更新することもできません。

そんな中、希望の星をひとつみつけたのですよ。
その名はiphone。

片手で操作できるありがたみをここまで感じたのは、満員電車以来です。このiphoneを使っていろいろできないか試しているうちに、これならブログ更新もできそうだ、というツールを見つけたのでご紹介。通勤途中のブログ更新などに、ぜひ。

Step 1 入力の高速化
iphoneには日本語のフリック入力という入力方法があります。このフリック入力、極めると相当なスピードで文字をタイピングできるのです。

タイピングは基本的に練習、練習、また練習。最初は無理だと思っていた親指シフトでさえ、慣れれば離れられないツールに。

PCのタイピング練習ソフトでは特打が有名です。似たようなアプリが無いかなぁと思って探したら、ありました。さすがapp store。

フリック ファンFree 1.31（無料） for iPhone

iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 3.1 以降が必要

フリック ファンFree 1.31
カテゴリ: 仕事効率化
価格: 無料
更新:2010/06/21

iphoneの特打です。しかも、Liteならば無料です。毎日1回テストを受け、進歩をグラフで確認できます。これで、2級あたりが取れるようになると、随分と長文の更新も苦ではなくなってきます。

ちなみに、僕は10日ぐらい練習したら1級/カンガルー並みになりました。

Step 2 ブログエディタ
ブログエディタには、BlogPressを使っています。期間限定で350円だったので購入しました。しかし、問題が。ココログの登録がどうしてもできないのです。半日近くがんばりましたが、登録できませんでした(登録方法ご存じの方、お教え下さい)。

そのため、BlogPressでは、SeeSaaのブログを更新しています。かなり更新が滞っていた「Skein on us しんのすけの破」ですが、このブログエディタのおかげで頻度高く更新できています。

なお、ココログにはココログエディタという無料のブログエディタがあります。そのため、そちらを使えば良いといえば良いのです。…が、ドラフト状態でのwebへのアップができないため、ちょっと使い渋っています。

ココログエディタ 1.0.2（無料） for iPhone

iPhone、iPod touch および iPad 互換 iOS 3.1 以降が必要

ココログエディタ 1.0.2
カテゴリ: ソーシャルネットワーキング
価格: 無料
更新:2010/08/19

文字中心のブログの場合には全く問題なく使えると思います。このブログが文字中心になったらココログエディタを使い始めたと思って下さい。

***

意外に慣れればiphoneでのブログ更新もできるものです。特にFlick Fan!によるフリック入力マスターはいろいろなところで役に立ちます。

アイフォニスタの貴方もぜひ!!

ではではー

情報の森に迷ったら読むべき本

RSSリーダーの未読数は1000を超え、送られてくるメールマガジンは50を超え、読みたいと思って買っておいた本は1か月前から積読状態。。。

僕は典型的な情報に埋もれてしまっている現代人です。

Webが与えたのは、情報の真の情報化。人類最大の発明のひとつであると言われるグーテンベルクの印刷機の登場から500年、紙という「媒体」から解放され時間・場所を飛び越える情報に踊らされる日々となっていはいませんか?

僕はこの夏、溢れかえる情報に結構な危機感を感じてしまいました。このまま流され続けるのは非常にマズい。

困ったら、「守・破・離」です。そこで今回は先達の形を拝借しようと思います。

Objective
情報のさばき方を知る！

Conclusion
情報を捨てることがもっとも大切！

Background
今回主に参考にさせて頂いたのはこの本。朝日新聞の編集局長が30年間に渡って培われた情報力をまとめられた本です。

本書で素晴らしいのは、情報への対応方法を基本原則として5つにまとめている点です。

P.5
基本原則一　情報力の基本はインデックス情報である。
基本原則二　次に重要な情報力の基本は自分の位置情報である。
基本原則三　膨大な情報を管理するコツは、情報管理の方法をできるだけ簡単にすることである。
基本原則四　情報は現場や現物にあたり、判断にあたっては常に現場におろして考える。
基本原則五　情報発信者の意図やメディアのからくりを知り、偏り(バイアス)を取り除く。

進化とは淘汰です。無数にある「気を付けるべきこと」から、この5つを厳選したことに本書の最大の意義があります。

新聞社の役割とは、昨今では情報の提供から情報の選別へと移ってきています。誰でもが膨大な情報を得られる環境の中、重要なことに絞り伝える役割担っている。よって、その役割の本質は捨てることです。その意味で、著者はまさに情報の選別の職人。

この基本原則を僕が毎日行っている情報の管理にあてはめて考えてみました。

基本原則一:インデックス情報(=「どこに行けば、誰に聞けば確かな情報を得られるのか」)を把握する。
⇒今自分が知っている情報のタグ管理を見直しする。

基本原則二:自分の位置情報を(自分がどんな立場で情報を入手しているか)について意識する。
⇒自分が読んで分からなかった記事、詳しい分野について整理する。

基本原則三:情報管理の簡略化。
⇒ウェブサイトの購読と管理がPCの限界を超えたため、i pod touchを導入する。

基本原則四:現場に即して考える。
⇒現場に行けなくとも、統計資料など元資料にあたる。

基本原則五:メディアのバイアスを取り除く。
⇒(特にブログで)情報発信者の発信の意図を考える。

***

僕と同じ状況に陥っている方、多いのではないでしょうか?(笑) ポイントは情報を捨てることのようです。少し整理して考えるだけで随分と情報のさばき方が拓けた気がしますので、一度本書を機に手持ちの情報を整理されてみてはいかがでしょう?

情報の森に正しい地図を！

ではではー

<もっと知りたい方へ>

情報のさばき方―新聞記者の実戦ヒント (朝日新書)

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新聞社の情報の管理方法が分かる貴重な一冊です。情報処理のステージを①つかむ、②よむ、③伝えるの3ステージに分けて解説されており、仕事などでの情報発信の仕方までを学ぶことができます。新聞社ではたった一言を書くために膨大な努力が注ぎ込まれていることが分かります。

調べる技術・書く技術 (講談社現代新書 1940)

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気鋭のジャーナリストが取材の方法と記事の書き方という観点から情報処理をまとめた名著です。本とのかかわりあい方、人との話し方、ノートの取り方といったインプット方面、そしてその伝え方というアウトプット方面まで機智に富みます。特にアウトプットの「チャップリンのステッキ」という考え方は必見です。

ニュースキャスター (集英社新書)

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筑紫哲也氏のニュース23で長年培われた情報力を学ぶことができます。テレビ出演者として何を考えどのように振舞ったかの観点を知ることができ、普段考えない「テレビの人」の心の中を考えるきっかけとなります。

新聞ユーザーになるために

毎月4,500円の自己投資を無駄にしていません？

あまりに自然に生活に溶け込んでいるため、固定費としても認識されにくくなっているもの。完璧な流通網を持ち、毎日自動的に手元に届くシステム化された発行物。情報量は多いものの、多すぎて捌ききれないもの。

そう、新聞です。

僕が一人暮らしをするようになってから、常にもったいないなぁと思っていた自己投資の一つに新聞の購読料がありました。なぜかと言うと、使いこなせている気がしなかったから。その日のうちに不要になる、消費としてしか活用できていなかったのです。

新聞の年間発行数は読売1,000万、朝日800万、毎日380万、日経300万、産経200万部と2,500万部以上の発行数となっています。購読数ではないものの、日本の世帯が約5,000万世帯ですので、約1/2の世帯は新聞を購読しているはず。

そんな広く普及している新聞を積極的に使いこなすためにはどうすれば良いのでしょうか。
…「絵」が一つの解となりそうです。

Objective
新聞の情報を能動的に知識とする技術を身に付ける！

Conclusion
取引の流れを絵にすることで、新しい発見が見えてくる！

Background
新聞が知識として身につきづらいのは、その受動性という特性によるものです。僕は新聞を購読し、自動的に家に届いた新聞を習慣的に読んでいました。ご飯を食べながら、電車に乗りながら。そこには、意識して「新聞を読もう」「新聞からこの情報を得よう」という態度はありませんでした。

まずは、それをやめてみる。それだけで大きく違ってきました。新聞から仕事に使う情報を探すようにしただけで、全く情報の見え方が変わってきました。しかし、それも一時のこと。身になっていることからは大分遠い。

と、いうことで、「しんのすけの破」を始めました。新聞をもっと能動的に活用しようと思い、新聞を問題として読んでみました。そうするとまた全く見え方が変わるのです。新聞は最高のクイズ。経営課題に対して自分ならどうするかを考えると今まで疑問に思わなかったこと、眠っていた知識が結合する感覚を味わえました。

それが、3か月程度続いたのですが、毎日質に非常にバラツキがあることが悩みでした。その理由の一つが、記事を理解するためのシステムを持っていなかったこと。日によってまちまちな読み方をしていたため、理解にバラツキがあったのです。

そんな中、タイムリーにステキな本に出会えました。

記事トレはまさに今やっているトレーニングの形が本として出版された感じの一冊です。その中では、誰が(Who)、誰に(Whom)、何を(What)、いくらで(How much)という観点から記事を読むという3W1Hのフレームワークが紹介されていました。その読み方をすると、会社がどのような意図で誰を相手として商売を展開しようとしているのかが分かるため非常に頭に残りやすいのです。

また、記事トレには特設のサイトがあり、そこから無料で記事トレのフォーマットをダウンロードできます。それに従って記事を図に落とし込む作業がまた理解を助けてくれます。

この図に落とすという作業についてさらに知りたくなった矢先、もう一冊のビジュアルシンキングに出会えました。この本では人が物を理解して人に伝えることができるようになるまでの理解の過程を図にして表しています。

人はモノゴトを見ただけでは、バラバラにしか認識できません。そのバラバラな事象を一つに統合するためには、モノゴトを括る、囲う、区別するといった作業が必要となります。その過程を絵にすることによって「見る」から「観る」へと昇華し、関連性を認識することができるのです。

人が機械より優れているのは、この絵による理解の部分だと思います。文字を絵にするだけでいろいろなことが見えてくる。だから、数値はグラフに、ロジックはツリーに、取引は関連図にされるのです。

この本を読んでから、しんのすけの破の下書きとして絵を描くようになりました。まだまだ慣れませんが、全くのフレームワークなしで書いていた時よりもずっと理解が早く、疑問点も見つかるようになりました。やはり、初めてやることには「守」が必要なのだなぁとあらためて実感。

人が人になってから残した絵は、数千年の時を経ても僕たちの心に届きます。それは絵が時代や場所を超える普遍的な力う持っているから。その力を仕事に活かさないなんてもったいない。また、毎月4,500円捨てるなんてもったいない！

一緒に、新聞"ユーザー"を目指しません？

ではではー

<もっと知りたい方に>

「記事トレ!」日経新聞で鍛えるビジュアル思考力

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元リクルートの著者が、取引先の社長さんから教えてもらい発展させた、「商売のための日経新聞の読み方」を解説。上記の3W1Hのみではなく、経営者と消費者の2つの目線で物事を見ることや、理解のピラミッドといった、物事を理解するための多様性を与えてくれます。また、新事業を見つけるためにはどうすればよいのかまで書かれており、商売の本質を教えてくれます。

描いて売り込め! 超ビジュアルシンキング

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一つの絵は一冊の本を要約し、優れた絵は100枚のスライドすら一目で理解させる。そんな絵の持つ力を教えてくれる一冊です。語られている内容は極めて真摯。人が物事を認識する過程から、人に伝えるまでに踏まなくてはならないステップを順に丁寧に教えてくれます。絵が上手である必要はないのです。認識という頭の中で起っている変化を外に示しているだけなのですから。